Pengurusan rekod

Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk dokumen samaada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau individu. Rekod yang baik adalah rekod yang mempunyai bukti atau bersifat bukti. Sifat-sifat ‘bukti’ dalam konteks pengurusan maklumat adalah kekal (tidak boleh dipinda), bernilai, tulen & unik.

Pengurusan rekod boleh didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemansuhan rekod.

Nilai Rekod

Rekod boleh dibahagikan kepada dua nilai iaitu primier dan sekunder. Untuk primier ia berkaitan dengan nilai pentadbiran, nilai kewangan & nilai perundangan. Manakala nilai sekunder pula rekod-rokod yang berkaitan dengan pencarian, maklumat, bukti, sejarah, budaya & kenegaraan.

Putaran Hidup Rekod

Putaran hidup rekod boleh dijelaskan sama seperti putaran hidup manusia yang bermula dengan kelahiran sehinggalah kematian (T.S Schellenberg dalam Modern Archives Principles and Techniques). Rekod akan bermula dengan dicipta, digunakan dan dimansuhkan.

Jenis-jenis Rekod

Rekod boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu :

• Rekod aktif

• • Rekod aktif merupakan rekod yang bernilai dan kerap digunakan dan akan disimpan di bilik fail.

• Rekod separuh aktif

• • Rekod separuh aktif merupakan rekod yang bernilai namun jarang digunakan. Ia akan disimpan di Pusat Rekod.

• Rekod tidak aktif

• • Untuk peringkat ini, rekod akan dinilai untuk dilakukan proses seterusnya. Jika rekod dilihat masih bernilai namun tidak digunakan lagi, rekod akan dihantar ke arkib. Manakala jika rekod sudah tidak mempunyai nilai dan tidak lagi digunakan, maka rekod akan dimansuhkan.

Tujuan Pengurusan Rekod

• • Mengurangkan kepadatan rekod

• • Mengatasi masalah kekurangan tempat menyimpan rekod

• • Memudahkan pencarian semula rekod

• • Mengurangkan kos

• • Mengenalpasti & melindungi rekod-rekod yang bernilai mahupun sulit

• • Meningkatkan profil

• • Meningkatkan produktiviti

Matlamat Pengurusan Maklumat

• • Untuk menyediakan maklumat dan rekod yang tepat

• • Untuk memastikan rekod disediakan pada individu yang tepat

• • Untuk memastikan rekod disediakan pada waktu dan tempat yang sesuai serta tepat

• • Memastikan rekod diurus sebaik mungkin dan mengurangkan bebanan kos

• • Memastikan rekod yang tepat digunakan untuk proses memutuskan keputusan (decision making)

Unsur Asas Program Pengurusan Rekod

• Operasi surat

• Operasi pengelasan

• Operasi fail

• Operasi mengguna, menyimpan, mendapatkan semula dan peminjaman

• Operasi pemansuhan

Peranan Pusat Pendaftaran

Pusat Pendaftaran atau ‘Registry’ merupakan unit dalam sesebuah syarikat yang berperanan menerima, menghantar dan memelihara dokumen.

Fungsi Pusat Pendaftaran

• Menghantar & menerima surat

• Mengawal pergerakan fail atau rekod

• Memastikan tindakan telah diambil ke atas fail yang dipinjam oleh kakitangan syarikat

• Menjalankan proses ketiga-tiga fasa putaran hidup rekod

• Melindungi rekod-rekod mengikut sirinya dalam jabatan yang berkenaan

Jenis-Jenis Pusat Pendaftaran

• Pusat Pendaftaran Berpusat

Pusat Pendaftaran Berpusat atau “Centralised Registry” beroperasi dengan kawalan yang datang dari satu arah sahaja.

Kelebihan

• • Mengurangkan kos

• • Melindungi tahap kesulitan dokumen

• • Pencerobohan maklumat dapat dielak

• • Mengelakkan penduaan

• • Mudah dikawal

• • Memudahkan latihan pekerja baru

• Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat

Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat atau ‘Decentralised Registry’ merupakan unit-unit kecil yang terdapat sesuatu jabatan besar dan setiap unit mempunyai pusat pendaftaran mereka sendiri

Kelebihan

• • Memudahkan proses akses

• • Mempercepatkan proses memperoleh kembali maklumat

• • menjimatkan tenaga buruh dan kemudahan

• • mudah diuruskan

Laman Web

• Article "Why Records Management? Diarkibkan 2010-01-10 di Wayback Machine" by Priscilla Emery
• Descriptions Diarkibkan 2010-08-23 di Wayback Machine from ARMA
• Descriptions from NARA
• Citations by CiteSeer
• Information guides and resources Diarkibkan 2010-01-24 di Wayback Machine from the Records Management Society
• DLM-Forum @ DLM Network EEIG Diarkibkan 2009-08-02 di Wayback Machine Moreq Standard for Records Management
• Guidance from the National Archives of Australia Diarkibkan 2011-03-12 di Wayback Machine
• Guidance from the UK National Archives
• Guidance from the State Records Authority of New South Wales Diarkibkan 2009-02-17 di Wayback Machine
• Guidance from the International Records Management Trust
• European Model Requirements for Managing Electronic Records (MoReq)
• Glossary of Records Management Terms Diarkibkan 2011-04-16 di Wayback Machine
• Public Record Office Victoria, Australia, Victorian Electronic Records Strategy Diarkibkan 2007-04-05 di Wayback Machine